Conservazione sostitutiva

La conservazione documentale assegna al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale si garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

VANTAGGI


La conservazione sostitutiva a norma è una soluzione software che consente l’archiviazione elettronica e assicura il valore legale dei documenti informatizzati, all’interno del sistema di gestione documentale aziendale.

La conservazione sostitutiva offre i seguenti vantaggi:

  • Eliminazione cartacea degli archivi
  • Ottimizzazione delle ricerche
  • Miglioramento della sicurezza delle informazioni

Quali documenti si possono conservare?

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  • Libri contabili: Libro giornale, libri inventari, libro cespiti, registri IVA, mastri e paritari, giornale e schede magazzino ecc.
  • Ciclo attivo e passivo: Fatture, ricevute e scontrini fiscali, documenti di trasporto ecc.
  • Documenti Doganali: CMR, MRN, DAE, Bolle doganali di importazioni se inserite nel Fascicolo Doganale.
  • Dichiarazioni fiscali: Dichiarazione dei redditi 730 e UNICO, IRAP, LUL, CUD ecc.
  • Libri sociali e bilanci.

Conservazione IN HOUSE

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Per aziende che decidono di creare il proprio sistema di conservazione su server aziendali identificando le figure aziendali responsabili della conservazione.

ARXivar permette di avviare un progetto di conservazione elettronica in house, semplificando la gestione e il monitoraggio dell’intero processo. I documenti archiviati, firmati digitalmente e completi dei propri metadati, compongono un pacchetto informativo che viene inviato al sistema di conservazione, secondo un formato predefinito e concordato. Periodicamente saranno creati i Pacchetti di Archiviazione (PdA).

Conservazione IN OUTSOURCING

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Per le aziende che desiderano demandare l’intero processo di conservazione elettronica a norma a un fornitore di soluzioni certificate, snellendo gli archivi interni e sollevandosi da ogni responsabilità in materia.

La soluzione IX-CE

IX-CE è un servizio web che si occupa do tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma per conto dell’azienda.

  • I documenti digitali o scansiti vengono inviati a IX-CE tramite l’integrazione con l’ERP (API/Web services) o ARXivar.
  • Il servizio può apporre la firma remota digitale automatica sui documenti per conto dell’azienda.
  • In ogni momento l’azienda può accedere ai propri documenti

Esibizione dei documenti conservati

L’azienda è sollevata da ogni responsabilità connessa alle procedure di conservazione.
Able Tech, azinda certificata ISO 27001:2013 e accreditata AgID, assume il ruolo di Responsabile del trattamento dei dati, Responsabile della sicurezza e Responsabile del sistema di conservazione.

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aprile

23apr10:0011:00STENDI I BENEFICI DELLA GESTIONE DIGITALE ALL'INTERO CICLO DELL'ORDINE

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