Gestione documentale

ARXivar è un software per la gestione documentale completo che permette di organizzare qualsiasi tipo di documento e informazione: documenti cartacei, fax, emails, fatture, sms, dati da ERP, CRM e IoT.

VANTAGGI

  • Riduzione dei costi
    La gestione documentale permette di evitare errori manuali e ottimizzare il lavoro. Si abbattono costi di archiviazione, spedizione e gestione analogica dei documenti.
  • Disponibilità dei documenti
    La gestione digitale, grazie all’organizzazione dei documenti archiviati e ai metadati associati, consente la disponibilità immediata delle informazioni. Nel caso di soluzioni web il documento è accessibile ovunque.
  • Sicurezza e controllo
    La gestione del livello di accesso alle informazioni garantisce totale sicurezza e rispetto delle norme di privacy. Il monitoraggio degli accessi tiene traccia di qualunque operazione venga fatta, dal semplice accesso, alla modifica, al download.

Organizzare documenti e informazioni tramite fascicoli, pratiche o hashtag

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Documenti ed informazioni eterogenee (disegni, mail, contratti, ordini etc.) inerenti, ad esempio, ad una stessa commessa o cliente/fornitore, vengono relazionati automaticamente o manualmente al momento dell’archiviazione documentale.
ARXivar permette inoltre di collegare documenti e informazioni semplicemente inserendo un medesimo #hashtag al loro interno o nei campi di profilo.

L’archiviazione digitale facilita la ricerca e gestione dei documenti

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ARXivar consente l’archiviazione elettronica di qualsiasi tipo di documento (Word, Excel, Power Point, immagini, video, mail, fax, spool di stampa…) proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, rilevazioni presenze ecc.). Tutte le informazioni del sistema documentale sono centralizzate e facilmente rintracciabili.

Strumenti di ricerca personalizzabili: documenti e informazioni reperibili in pochi click

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Il motore di ricerca di ARXivar permette di eseguire ricerche su tutti i campi di profilo del documento, su allegati ed annotazioni, su dati anagrafici del mittente/destinatario e all’interno dei volumi posti in conservazione elettronica, anche in modalità full-text.È possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca e memorizzare le ricerche più frequenti.

Con il Servizio OCR la ricerca documentale è ancora più approfondita perché viene effettuata direttamente dentro al testo del documento informatico, comprese le scansioni pdf. ARXivar permette di affiancare la potenza del motore full text alla precisione della ricerca tramite metadati del vostro sistema documentale.

Distribuzione e condivisione

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ARXivar permette l’invio di un documento, a liste di distribuzione preconfigurate, tramite email, fax, servizi di postalizzazione, oppure LINK http o https. Tutte le movimentazioni eseguite sui documenti sono tracciate per garantirne il controllo.
Integrazione con: MS Exchange | Lotus Domino | MS Outlook | Lotus Notes | Principali Fax Server

Firma elettronica

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ARXivar propone diverse soluzioni di firma elettronica, a seconda delle esigenze di sicurezza e di utilizzo richiesti. L’adozione della firma elettronica porta numerosi vantaggi:

  • Risparmio di tempo: la gestione delle transazioni diventa veloce e pratica (si pensi anche a soggetti geograficamente distanti fra loro).
  • Risparmio economico: si riducono i costi di stampa e di spedizione, si ottimizza lo spazio dedicato all’archivio.
  • Automazione delle procedure: si semplificano i flussi di lavoro in azienda poiché le firme di approvazione si traducono in semplici richieste on line.

Integrità e riservatezza

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Ogni documento archiviato non è più modificabile: lo storico di tutte le revisioni e modifiche, è sempre disponibile. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate nel log della scheda documentale. ARXivar permette inoltre di gestire le riservatezze, definendo i permessi di accesso sia a livello di classe documentale che di singolo documento, in linea con i requisiti dello standard ISO/27001.

Modelli aziendali

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È possibile generare modelli aziendali per la creazione di svariate tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture, moduli qualità, carta intestata…) e metterli a disposizione dell’intera azienda. La compilazione dei documenti è guidata e l’accesso alla revisione dei modelli è controllato.

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luglio

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