ARXivar NEXT
Software per la gestione documentale e dei processi aziendali
Arxivar NEXT è una piattaforma low code, ovvero un ambiente dove una serie di moduli configurabili permettono di gestire tutti i processi delle informazioni aziendali con le modalità più innovative e richieste dal mercato: mobile working con un app IOS e Android, collaboration, multi device, integrazione nativa alla Suite di Microsoft Office 365 e customer experience.
Arxivar, attraverso un semplice sistema di workflow designer e senza scrivere codice integra le funzioni di gestione documentale, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali.
ARXivar NEXT è Document Management
Raccoglie, centralizza e indicizza tutte le informazioni aziendali attraverso connettori e tools che collegano i tuoi documenti da:
- Office 365
- Stampanti
- Chat interne
- IoT Internet of Things
- CRM
- ERP
- Xml
- Lettori barcode
ARXivar NEXT
è Process Management
Processa le tue informazioni attraverso un disegnatore di Workflow, semplice e intuitivo che automatizza i flussi di raccolta e catalogazione dei documenti e standardizza le procedure aziendali.
ARXivar NEXT
è Report System
Monitorizza le performance dei processi producendo dei report di analisi dettagliati interfacciandosi anche con strumenti di Business intelligence come Power BI o Qlik.
La piattaforma ARXivar è adatta alle aziende di tutte le dimensioni e può essere sfruttata in qualsiasi contesto di prodotto e area commerciale.
ARXivar NEXT a partire da €100/mese per il modulo base che include la digitalizzazione sino a 5.000. Documenti annui, 5 Work Flow e comprensivo del contratto Assurance per il rilascio delle nuove release.
Leader di mercato in Italia, la piattaforma ARXivar è utilizzata da oltre 4000 aziende nel settore retail, manifatturiero, logistica, automotive, alimentare e da oltre 60.000 clienti per i servizi in outsourcing IX.
Verrà rilasciato al cliente un manuale personalizzato in base ai processi che vorrà gestire tramite la piattaforma ARXivar.firm
Potrà essere anche stipulato un contratto annuale di Help Desk che prevede di aprire Ticket per essere richiamati da un nostro esperto al fine di risolvere eventuali problematiche che potrebbero sorgere.
COSA PUOI FARE CON ARXIVAR ?
Arxivar Next tiene traccia delle diverse versioni del documento, comprese tutte le modifiche apportate, gestendo flussi documentali e procedure attraverso workflow.
Integrazione con Office 365
Integrazione con i sistemi utilizzati in azienda
Accessibilità
Accesso alle informazioni da qualsiasi luogo e con qualsiasi device utilizzato
Sicurezza
Alti standard di criptazione dei dati per un sistema doumentale affidabile
Workflow
Sistemi automatici per gestire tutti gli step del ciclo di vita di un documento
Condivisione
Attraverso dei livelli di accesso le informazioni vengono condivise e controllate
Conservazione
Il documento viene conservato in formato digitale per preservare il valore probatorio
Esempi di applicazione con il software ARXivar NEXT
certificazioni
SOLUZIONI DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DI ARXIVAR
La conservazione sostitutiva assegna al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: nello specifico è quel processo che garantisce degli aspetti essenziali nella conservazione di un documento che deve essere: autentico, affidabile, integro, leggibile e reperibile.
Quali sono i benefici del passaggio alla conservazione sostitutiva?
- Portabilità archivio
- Semplificazioni ed eliminazioni di vincoli durante le fasi di esibizione al pubblico ufficiale
- Reperimento immediato di documenti e informazioni
- Costi (diretti e indiretti) sui processi operativi
- Spazi dedicati allo stoccaggio e all’archivio dei documenti
- Risorse dedicate alla gestione e alle attività relative ai documenti
- La fatturazione elettronica richiede la conservazione digitale
- Tassello fondamentale per la dematerializzazione
- Non è richiesta la stampa del documento in alcuna fase
ARXivar propone sia soluzioni di conservazione sostitutiva accreditate AGID in house (ovvero su sistemi informativi interni all’azienda) sia un servizio di outsourcing.
Per aziende che decidono di creare il proprio sistema di conservazione su server aziendali identificando le figure aziendali ovvero i responsabili della conservazione che devono obbligatoriamente seguire dei corsi.
ARXivar permette di avviare un progetto di conservazione elettronica in house, semplificando la gestione e il monitoraggio dell’intero processo che prevede:
- L’archiviazione dei documenti;
- La marcatura con la firma digitale,
- L’aggiunta dei metadati completi,
- L’invio al sistema di conservazione, con modalità e formato concordato.
La creazione periodica di Pacchetti di Archiviazione (PdA).
Per le aziende che desiderano demandare l’intero processo di conservazione elettronica a norma a un fornitore di soluzioni certificate, snellendo gli archivi interni e sollevandosi da ogni responsabilità.
La soluzione IX-CE è un servizio web che si occupa di tutte le fasi del processo di conservazione sostitutiva a norma per conto dell’azienda.
I documenti generati o acquisiti digitalmente vengono inoltrati alla soluzione IX-CE attraverso l’integrazione con il gestionale ERP (API/Web services) o ARXivar.
Il servizio può apporre la firma remota digitale automatica sui documenti per conto dell’azienda.
L’azienda è sollevata da ogni responsabilità connessa alle procedure di conservazione e può accedere ai propri documenti in ogni momento.
Able Tech, azienda certificata ISO 27001:2013 e accreditata AgID, assume il ruolo di Responsabile del trattamento dei dati, Responsabile della sicurezza e Responsabile del sistema di conservazione.
WORKFLOW DESIGNER DI ARXIVAR
La gestione informatica di un processo aziendale avviene tramite l’adozione di sistemi di workflow.
Come gestire i processi aziendali in 3 step con workflow
Qualsiasi tipologia di azienda si basa su processi: alcuni coinvolgono solo risorse interne, altri risorse esterne reperendo informazioni da diversi sistemi.
Una sequenza ordinata di step automatizzati e task da assegnare agli utenti, ovvero disegnare una versione digitale e standardizzata di un processo.
Attraverso una dashboard che riporta l’andamento dei singoli workflow in tempo reale, si possono ottimizzare e monitorare i processi aziendali.
Attraverso ARXivar workflow designer è possibile creare un workflow per ogni processo aziendale in modo semplice con la modalità drag&drop. Le aziende generalmente si approcciano alla gestione digitale dei processi aziendali in un’ottica di ottimizzare le risorse e migliorare le performance e può anche partire da una singola area aziendale, per poi coinvolgerle l’intera azienda.
Esempi di processi gestiti con workflow
Gestione digitale DDT
La gestione dei DDT è uno dei processi più onerosi e impegnativi in termini di numeri e costi.
Gestione full digital del DDT con ARXivar consente:
- Predisposizione merce
- Inserimento a sistema delle informazioni ed elaborazione DDT
- Dematerializzazione Documento di Trasporto: Il DDT viene recapitato in formato elettronico prima della consegna della merce.
- Archiviazione a norma del DDT con firma grafometrica
- Firma Grafometrica DDT da Tablet
- Trasporto merce e trasmissione digitale DDT
Gestione digitale note spese
La soluzione ARXivar per la gestione delle note spese permette la dematerializzazione dell’intero processo e di acquisire i giustificativi con qualsiasi dispositivo: smartphone, tablet, scanner.
La gestione nota spesa con workflow documentale avviene attraverso questi step automatizzati:
L’OCR riconosce la tipologia di documento (scontrini / fatture /ricevute) ed estrae: data giustificativo, P.IVA emittente giustificativo, totale spesa
Il sistema popola un report associando ogni scontrino al record corretto. Report che poi potrà essere firmato grafometricamente o in digitale.
I documenti acquisiti vengono inviati all’ufficio HR per verifica e richiesta di integrazioni o modifiche. Le fatture (contabilità passiva) vengono inviate all’amministrazione.
È possibile sottoporre al processo di conservazione a norma tutti i documenti previsti per una completa dematerializzazione del processo.
Vantaggi della gestione nota spese con workflow documentale
I vantaggi della gestione del processo di acquisizione ed elaborazione note spese con workflow documentale sono riscontrabili sia lato dipendente, sia lato ufficio Risorse Umane:
VANTAGGI LATO DIPENDENTI
- Procedura guidata e assistita (documentazione solo da confermare)
- Documenti in digitale da subito
- Notevoli risparmi su stampa, fotocopiatura, imbustamento, affrancatura e stoccaggio
VANTAGGI LATO UFFICIO RISORSE UMANE
- Il documento viene inviato in tempo reale
- Scambio immediato di messaggi con chi ha inviato la documentazione
- Migliore capacità di controllo sulla documentazione ricevuta
Fatturazione elettronica con ARXivar IXFE
La fatturazione elettronica in tre step pratici:
Una fattura elettronica conforme deve essere emessa da un software in grado di creare un file XML che certifichi tramite la firma, l’integrità del contenuto. Molti gestionali hanno aggiunto questa funzione permettendo una gestione completamente digitale dei processi di acquisto e vendita.
IX-FE è il servizio di fatturazione elettronica, accreditato SdI, che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da/verso aziende private e la Pubblica Amministrazione. Permette di archiviare le fatture XML in un’unica piattaforma integrabile ai gestionali, ricevere le fatture XML ed inviare le notifiche di accettazione/rifiuto, ricercare e consultare le fatture emesse (corredate da messaggi e notifiche del SdI da qualsiasi device mobile) portare le fatture in conservazione a norma tramite. Infine può essere integrato con ARXivar per una gestione full digital dei processi aziendali di ciclo attivo e passivo.
La conservazione digitale delle fatture elettroniche può essere effettuata avvalendosi dei servizi dell’Agenzia delle Entrate o affidandosi ai servizi di soggetti terzi, accreditati come conservatori presso l’AgID (l’Agenzia per l’Italia Digitale) che offrono adeguate garanzie organizzative e tecnologiche.
FIRMA ELETTRONICA SEMPLICE con ARX-eSigN
ARX-eSigN è la soluzione di firma elettronica che permette di semplificare la gestione dei contratti e dei relativi documenti da firmare sia all’interno dell’azienda, sia verso l’esterno, in completa sicurezza, da qualsiasi dispositivo e con pieno valore legale.
E’ una firma che garantisce sicurezza ed integrità del documento con un livello base di autenticazione del firmatario.
ESEMPI DI UTILIZZO
- Firma di un DDT
- Sigla di presa visione
E’ una firma generata con strumenti che consentono di dimostrare l’integrità del documento e l’identità del firmatario e ha elevata validità probatoria.
ESEMPI DI UTILIZZO
- Preventivi
- Documenti clinici
- Contratti di compravendita
Forma più avanzata di firma: utilizza un certificato qualificato con pieno valore legale che certifica sia l’originalità sia l’integrità dei documenti firmati; necessita di un dispositivo idoneo.
ESEMPI DI UTILIZZO
- Verbali
- Fatturazione elettronica
Vantaggi
- Monitoraggio di ogni singola fase del processo di firma grazie a dashboard dinamiche e avanzati strumenti di reportistica
- Conservazione a norma (obbligatoria) certificata con Accreditamento AgID ed integrata nativamente
- Possibilità di inviare documenti da firmare digitalmente anche ad utenti esterni, senza credenziali né certificato di firma
- Riduzione significativa dei tempi di gestione dell’ iter approvativo dei documenti
- Massima personalizzazione del processo di firma grazie al modellatore grafico di processi Arxivar Workflow.
ARXivar READY, la soluzione di software documentale già pronta
Inoltre è disponibile una soluzione già pronta e in cloud ARXivar READY in modo da essere integrati con i migliori ERP sul mercato e rendere l’azienda immediatamente operativa, con performance scalabili e che garantisca, incluso nella soluzione, la sicurezza di tutte le attività effettuate attraverso Arxivar READY. Questa soluzione per la gestione documentale abbatte i costi di acquisto e di messa in opera è perfettamente scalabile ed essendo il cloud l’ambiente è sempre aggiornato.
