ARXIVAR
Software Document & Process Management (BPM)
I Software di Document & Process Management sono soluzioni informatiche che aiutano le imprese a governare in modo più efficace e veloce le attività legate alla documentazione in formato digitale o cartaceo.
ARXIVAR consente di:
1
ARCHIVIARE
Tutte le informazioni aziendali vengono archiviate e gestite in sicurezza tracciando e indicando ogni singola attività.
2
DEMATERIALIZZARE
Tutti i documenti vengono dematerializzati e conservati nel tempo, trasmessi in formato digitale mantenendo il loro valore fiscale giuridico.
3
RISPARMIARE
Efficienza e riduzione dei costi sono alcuni dei vantaggi che la gestione informatizzata dei processi cartacei consente di ottenere in azienda.
- Il 20% del tempo degli impiegati è utilizzato per gestire i documenti 20%
- Il 40% dei documenti viene copiato almeno 3/4 volte 40%
- Il 7% dei documenti non si trova più 7%
- Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono 20%
- L’80% dei documenti archiviati non vengono mai utilizzati. Di questi, la maggior parte dell’azienda ne ignora l’esistenza e quindi vengono ricreati 80%
- Software in lingua italiana
- Completezza di soluzione (copre a 360° qualunque esigenza documentale)
- Modularità e scalabilità
- Semplicità d’uso (grazie ad una interfaccia standard ed intuibile)
- Tempi di avviamento rapidi
- Prodotto da una società specializzata unicamente su tematiche di gestione documentale/workflow
- Tecnologicamente all’avanguardia
- Estrema attenzione alla sicurezza dei dati e documenti
- Basato su Standard tecnologici ed estremamente interoperabile con altri software mediante i servizi WCF
- Integrazioni con tutti i principali software di mercato
- Ottimo rapporto prezzo/prestazioni
- Notevole parco installato e referenze importanti
SCARICA LA PRESENTAZIONE DI ARXIVAR
Arxivar: archiviazione documentale
Arxivar Archiviazione documentale è una piattaforma software di gestione documenti (DMS) utilizzato per monitorare, gestire e archiviare documenti in digitale e ridurre la carta. La soluzione Arxivar per il Document Management consente di organizzare, ricercare, gestire e conservare i documenti aziendali..
Ogni azienda si pone come obiettivo quello di eliminare il supporto cartaceo, conservare e catalogare tutte le informazioni in formato elettronico.
Queste ultime devono essere organizzate in cartelle facilmente reperibili, archiviabili e modificabili anche per coloro che lavorano via tablet e mobile.
Tra i documenti che Arxivar gestisce ci sono: email – fax – DDT – preventivi – ordini – cliclo attivo – ciclo passivo
I vantaggi dell’archiviazione documentale
- Recupero immediato di documenti e di conseguenza una maggiore produttività
- Riduzione dello spazio degli archivi cartacei
- Riduzione dei materiali consumabili (cartucce stampanti, carta)
- Riduzione degli errori in confronto all’ archiviazione tradizionale
- Aumento della sicurezza aziendale, grazie ai permessi che si possono abilitare per la modifica e l’archiviazione.
Esempio di archiviazione documento
Arxivar: conservazione elettronica
La Conservazione elettronica (ex sostitutiva) è una procedura certificata secondo le direttive del CNIPA che permette di archiviare in modo digitale i documenti aziendale eliminando il documento cartaceo.
La normativa
In seguito alla pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale delle recenti normative sulla conservazione elettronica, il documento informatico acquista, valore probatorio ai fini fiscali e legali.
Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014: “Regole Tecniche per la Conservazione dei documenti in formato digitale”. Tutti gli enti che fanno Conservazione elettronica dovranno adeguarsi alle nuove disposizioni entro 30 mesi, quindi entro settembre 2016, durante i quali potranno comunque continuare a conservare i documenti in forma cartacea.
Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014: il processo di conservazione elettronica va completato per le fatture digitali, entro i 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi annuali; non più entro 15 giorni dall’emissione delle fatture.
Documenti che si possono conservare
- Il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti, mastri, registro di carico e scarico
- Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, lettere, fax, sollecito di pagamento, estratti conto, avvisi, verbali CdA e Collegio Sindacale, Libri Sociali, ecc.
- Le scritture ausiliarie di magazzino, documento di trasporto, bolle di accompagnamento, bollette
- Il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa
- I registri prescritti ai fini dell’IVA, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle vendite, ecc.
- Le fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto ed altri documenti simili
- Le dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP
- Libro unico del lavoro
- La modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C)
- Scritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari nel Settore Doganale, delle Accise e delle Imposte di Consumo Competenti L’Agenzia delle Dogane
- Bolle Doganali
- Fatture con Accise (alcolici, carburante, ecc.)
- In caso di Fatture con Accise o Imposte di Consumo, queste devono essere riportate su un apposito sezionale IVA separato, al fine di non confluire nello stesso numeratore delle altre Fatture
- Scheda carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno impresso timbri a secco o firme autografe
Gli strumenti
1
FIRMA DIGITALE
Attesta l’integrità del documento e la paternità, ma non dà alcuna indicazione sul momento temporale in cui esso è stato formato. (Timbro postale, deposito all’ufficio registro).
2
RIFERIMENTO TEMPORALE
Risultato di una procedura informatica, con cui si attribuisce ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale (data/ora) opponibile ai terzi.
3
MARCATURA TEMPORALE
Evidenza informatica e dunque una ulteriore firma digitale posta da un’identità esterna (Ente certificatore), contenente l’ora e data in cui è stata generata. E’ opponibile a terzi come il tradizionale timbro postale.
Arxivar: fatturazione elettronica
Con “Fatturazione elettronica” si intende il processo digitale delle fatture: generazione, emissione, ricezione, e conservazione per 10 anni.
È necessario distinguere tra le Fatture emesse verso una PA, obbligatorie dal 31 marzo 2015, e quelle emesse tra imprese.
IX-FE è il servizio accreditato che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da/verso aziende private, verso gli acquirenti finali e verso la Pubblica Amministrazione anche per i subappaltatori (come richiesto dalla nuova normativa).
Il Servizio IX-FE permette di:
- Archiviare le fatture XML in un’unica piattaforma integrabile ai gestionali in uso e organizzarle
- Trasmettere le fatture al SdI e gestire ricevute/notifiche
- Ricevere le fatture XML ed inviare notifiche di accettazione/rifiuto
- Ricercare e consultare le fatture emesse, corredate da messaggi e notifiche del SdI, da qualsiasi device mobile
- IX-FE consente inoltre di portare le fatture in conservazione a norma tramite il Servizio IX-CE
- IX-FE può essere integrato con ARXivar per una gestione FULL DIGITAL dei processi aziendali di ciclo attivo e passivo
Servizio accreditato
Sogei e SdI
Il Servizio IX-FE è accreditato Sogei e SdI. Mentre per la conservazione a norma il Servizio IX-CE è accreditato AgID.
Integrabile
con il vostro gestionale
IX-FE si integra al vostro ERP garantendo la conformità del file XML. Numerosi connettori già disponibili (SAP, NAV, JDE, AS400).
Tracciamento esito
invio fatture
IX-FE consente la consultazione delle fatture, le relative notifiche e ricevute, nonché lo stato di avanzamento.
Consultazione online
delle fatture
Interfaccia web per la ricerca e consultazione di tutte le fatture, tramite Foglio di stile e visualizzazione in formato PDF.
Conservazione
a norma
Conservazione a norma tramite il servizio IX-CE (certificato AgID) di tutte le fatture del ciclo attivo e passivo, delle ricevute e delle notifiche.
Integrabile
alla piattaforma ARXivar
Il Servizio IX-FE è integrabile ad ARXivar per una gestione FULL DIGITAL dei processi digitali collegati al ciclo attivo e passivo.
Arxivar: processi aziendali
La capacità di eccellere nei processi di Business si traduce in un vantaggio competitivo per ogni azienda.
ARXivar processi aziendali, è lo strumento informatico per gestirli in modo efficace grazie alle funzionalità supportate, traducibile nelle diverse lingue supportate.
Clicca sull’area di tuo interesse e scopri le funzionalità gestite:
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RISORSE UMANE
• Assunzione nuovo dipendente • Gestione richieste viaggio di lavoro • Gestione esiti colloquio di lavoro • Approvazione ferie e permessi • Portale web per i dipendenti • Gestione fascicolo dipendente • Gestione note spese e trasferte • Circolari e comunicazioni ai dipendenti • Reportistica • Richiesta nuovo personale.
ASSISTENZA TECNICA
Gestire ticket di chiamate di intervento • Automatizzare i processi aziendali di assistenza, con il monitoraggio delle attività in tempo reale • Gestire i contratti con canoni di assistenza • Tenere traccia di matricole e relativi spostamenti • Gestire le manutenzioni e i rapporti di intervento dei tecnici, collegati alla gestione del materiale • Produrre statistiche ed analisi sulle attività di manutenzione
AREA ACQUISTI
• Approvazione ordini di acquisto • Approvazione al pagamento delle fatture di acquisto
Scadenziario – piano pagamenti • Gestione Richieste di Acquisto • Spedizione ordini a fornitori • Gestione gare d’appalto • Gestire scadenze e rinnovi dei contratti attivi
AREA VENDITE
• Emissione ed approvazione offerte a clienti • Gestione richieste clienti • Gestione ordini clienti • Verifica solvibilità del cliente • Gestione solleciti di pagamento • Approvazione e distribuzione circolari • Gestire contratti / ordini aperti (scadenze e rinnovi)
EXPORT
• Emissione del codice a barre e produce un relativo codice da attaccare al documento • Inserimento del codice acquisito attraverso il lettore nel portale dell’Agenzia delle Dogane • Interrogazione al portale fino al termine ultimo per il rilascio della merce stessa (90 giorni dalla data fattura)• ARXivar relaziona il “visto uscire” con la bolletta e la fattura, in caso di esito positivo
RECUPERO CREDITI
• Acquisizione e gestione documenti • Assegnazione automatica delle pratiche • Gestione registro affari ed antiriciclaggio in formato elettronico • Invio SMS e recall automatico degli insolventi • Controllo – gestione degli incassi e calcolo provvigioni esattoriali • Accesso web mobile
AMMINISTRAZIONE
• Archiviazione documenti attivi • Archiviazione documenti passivi in ottica paperless • Gestione pratiche di rimborso • Approvazione al pagament • Note spese • Gestione insoluti • Approvazione fatture fornitori • Controllo partite Iva comunitarie
SISTEMA QUALITÀ
• Approvazione documento qualità • Controllo accettazione entrata merce • Gestione delle non conformità • Azioni correttive e/o preventive • Gestione resi • Gestione reclami • Gestione moduli e revisioni
IX PEC Arxivar: gestione e archiviazione delle PEC inviate e ricevute
Inoltre i messaggi PEC, con contenuto commerciale, devono essere conservati ai fini della norma fiscale articolo 22 del D.P.R. 600/73.
IX PEC di Arxivar permette di:
INVIARE ed archiviare i messaggi di PEC, allegando automaticamente le ricevute di accettazione e consegna
ARCHIVIARE i messaggi PEC spediti e ricevuti anche da altre webmail, ERP, ecc. smistandole agli uffici di competenza
ORGANIZZARE l’archivio in semplici cartelle suddivise per casella di posta/anno/in-out
RICERCARE le mail sia per contenuti che per campi diversi: mittente destinatario, oggetto, data
GUIDARE gli utenti nel processo di redazione e approvazione con firma digitale
MONITORARE lo stato di consegna delle PEC e lo stato di lettura di quelle ricevute coordinando eventuali scadenze per la risposta
CONSERVARE il processo a norma
IX-PEC è un modulo disponibile in house o Cloud.
SCARICA LA PRESENTAZIONE IX-PEC ARXIVAR
Arxivar: I principali settori di riferimento
ARXivar fornisce funzionalità dedicate per ambiti di attività. Clicca sul settore di tuo interesse e scopri le funzionalità implementate:
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INFORMATION TECHNOLOGY
ARXivar permette di ottimizzare le attività di sviluppo e manutenzione software e assistenza clienti nel mercato IT che è caratterizzato da un forte dinamismo.
BENEFICI DI IMPIEGO:
• Gestione dei rapportini elettronici • Gestione ordini clienti • Archiviazione licenze software • Scadenzario contratti assistenza • Reportistica
AUTOMOTIVE
L’archiviazione con Arxivar è organizzata in modo da aggregare i documenti attinenti ad uno stesso oggetto, per facilitarne la ricerca e la visualizzazione della documentazione relativa ai processi tipici dell’Automotive: Vendita Nuovo ed Usato, Richieste d’Acquisto, Gestione Reclami e Multe.
BENEFICI DI IMPIEGO:
• Integrazione con i più diffusi DMS, mail e fax • Vendita: Gestione pratiche, controllo documenti, approvazione, approntamento, pagamento e consegna • Gestione Reclami: completamento pratica, analisi reclamo, attuazione correttivo, verifica, gestione legale • Gestione Multe: identificazione trasgressore, rinotifica multa, monitraggio scadenza, pagamento.
FARMACEUTICO
Arxivar consente di gestire, oltre ai processi amministrativi e commerciali, tutte le necessità in ambito di acquisizione e distribuzione delle merci, di logistica, e controlli di qualità e tracciabilità dei farmaci.
BENEFICI DI IMPIEGO:
• Gestione della distribuzione di medicinali ai Sert • Gestione modifiche materiale di confezionamento • Gestione delle attività dell’informatore scientifico (dalla raccolta dei saggi, alla gestione note spese da mobile) • Gestione processo Ricerca e Sviluppo • Gestione ticketing strumenti elettromedicali • Fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione
ELETTRICO
ARXivar permette di dematerializzare e gestire in modo efficace le attività tipiche del settore elettrico: organizzazione dei documenti, fatturazione elettronica e conservazione a norma, gestione dei processi aziendali;contribuisce a facilitare lo scambio informativo dentro e fuori l’azienda.
BENEFICI DI IMPIEGO:
• Acquisizione della firma biometrica a banco • Gestione delle non conformità • Aggiornamento e condivisione listini • Trattative commerciali spot • Interfacciamento della rete vendita
AGROALIMENTARE
Arxivar permettere l’applicazione trasversale delle procedure di base del Sistema Qualità, raccogliendo ed archiviando tutti i documenti attraverso il corretto sviluppo dei processi che presentano criticità peculiari dovute alla regolamentazione vigente e alla variabilità intrinseca dei prodotti.
BENEFICI DI IMPIEGO:
• Gestione Analisi e rapporti con laboratori esterni • Gestione resi • Controllo disponibilità materiali prima dell’avvio della produzione • Cruscotto per la gestione delle consegne • Gestione contratti GDO
PARLA CON NOI
PINO CASATI
Business Manager
Arxivar
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