SharePoint,
la intranet di Microsoft
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Cos’è SharePoint
SharePoint è una intranet aziendale, ovvero una rete privata, o piattaforma di collaborazione facilmente configurabile, che attraverso un vero portale riservato comunica esclusivamente informazioni e dati a tutti i dipendenti e collaboratori anche esterni all’azienda (agenti, clienti, fornitori)
È quindi la prima pagina che apre un dipendente quando inizia la sua giornata lavorativa, e attraverso l’area di lavoro può trovare le informazioni, strumenti e i servizi utili al suo lavoro quotidiano.
Tutti i dati sono condivisi e organizzati in maniera intelligente ed è possibile accedere ai documenti attraverso un sistema di ricerca avanzato.
In particolare, con SharePoint è possibile creare aree personalizzate destinate ad ogni reparto e/o divisione con specifiche funzionalità specifiche del proprio team di progetto.
I processi aziendali risultano essere molto snelli e semplici in cui è possibile effettuare condivisioni e richieste all’interno di un flusso di lavoro lineare.
La condivisione dei file, delle risorse e delle notizie aziendali avviene in tutta sicurezza con i colleghi all’interno e all’esterno della tua azienda sia su PC, Mac e Smartphone/tablet
Perché è utile una intranet aziendale
Una intranet aziendale consente di:
Programmare le attività giornaliere di un dipendente, creando degli spazi virtuali dove inserire checklist per le attività in corso o programmate
Collaborare al meglio tra persone dislocate in luoghi differenti, sia che lavorano da casa che da filiali lontane o uffici attigui, gestendo al meglio le informazioni e le comunicazioni attraverso chat e spazi di condivisione
Essere più coinvolti nelle attività aziendali in maniera attiva per raggiungere obiettivi di business.
Rintracciare facilmente i documenti e le informazioni senza disperdere i dati seguendo tutti processi di lavoro incanalando tutta la comunicazione all’interno di un unico strumento e poterla conservare nel tempo.
Ridurre i rischi in modo che solo i dipendenti possono a disporre di accesso ai dati e la intranet aziendale garantisci l’accesso ai servizi solo agli utenti attivi
L’Intranet aziendale non è un prodotto preconfezionato, ma è un sistema personalizzato sugli obiettivi del cliente, partendo dai problemi da risolvere e dalle esigenze degli utenti.
Ciò nonostante la configurazione di una rete intranet può essere comunque rapida e poco costosa. Le sue funzionalità possono essere aggiunte/integrate quindi è da intendersi in evoluzione costante.
Le funzionalità principali di SharePoint
Grazie all’intelligenza artificiale, la funzionalità di ricerca intelligente esegue la ricerca in un unico database dove i dati opportunamente protetti vengono archiviati una sola volta. Così troverai facilmente qualsiasi cosa che è stata archiviata.
Questo consente di evitare incomprensioni e rallentamenti sul lavoro permettendo sempre di avere i dati costantemente aggiornati.
I tuoi dipendenti e collaboratori saranno sempre aggiornati con notifiche push con Microsoft Teams e le news saranno personalizzabili secondo l’immagine coordinata aziendale. Tutto avverrà con una comunicazione istantanea e moderna per ogni processo aziendale. Puoi pianificare la news e grazie all’intelligenza artificiale puoi anche targhettizzare i contenuti in modo da renderli indicizzabili efficacemente.
Puoi gestire tutti gli eventi aziendali in modalità di condivisione oppure gestire la attività nel calendario personale, pianificare eventi e pubblicare le scadenze dei progetti. I project manager inoltre possono assegnare delle attività ai dipendenti/collaboratori in modo da pianificare la gestione dei progetti con tempistiche accurate. Tutti i membri dei team di lavoro così possono avere il massimo controllo del progetto.
riservate accessibili solo ai membri indicati. Le aree secondarie con accessibili direttamente dalla intranet madre di SharePoint e la visualizzazione è gestita da un pannello di permessi utenti. La piattaforma comprende tutti gli strumenti per la comunicazione aziendale ma essendo riservati per aree permette di semplificare ulteriormente il lavoro e rendere più rapido il processo di interazione tra gli attori del team.
Il tool organizza i documenti aziendali in un archivio digitale classificando i dati con categorie e tag. Puoi scegliere anche come classificare i documenti personalizzando le categorie e i tag sulla base delle esigenze reali della tua attività. L’indicizzazione dei contenti comprende anche il formato PDF. Inoltre, la gestione documentali prevede funzionalità di versioning, di condivisione in tempo reale dei documenti, di alert sulle modifiche fatte ai documenti e funzionalità di workflow dove è prevista l’approvazione di un responsabile o project manager.
Con questo tools è possibile gestire tutte le risorse condivise in azienda. Attraverso questo strumento si potrà verificare l’utilizzo di alcuna strumentazione comune, prenotare le sale riunioni, la postazione di lavoro, l’auto aziendale, il posto in mensa, ecc.
Configurare SharePoint all’interno di un’azienda
Con SharePoint, si ha la possibilità di creare diversi tipi di siti sulla base dell’obiettivo aziendale. I due obietti principali corrispondono a due impostazioni pre-suggerite, che raggruppano dei set di modelli con contenuto precompilato, e che possono essere successivamente personalizzati sulla base delle esigenze dell’azienda:
Intranet aziendale di comunicazione
Intranet aziendale per il team
La progettazione consiste nella raccolta degli elementi per adottare con attenzione le scelte di progettazione per ognuna delle applicazioni e funzionalità che sono volte a ottimizzare le prestazioni e la sicurezza mappando la struttura prevista. I principali obiettivi per la progettazione sono:
- Creare un framework per progettare un ambiente aziendale potenzialmente in grado di crescere, partendo da una distribuzione iniziale che costituirà la base della rete intranet.
- Programmare l’accesso a vari gruppi di utenti (dipendenti/collaboratori, partner, clienti) senza compromettere la sicurezza del contenuto nelle diverse aree che compongono la intranet.
- Verificare che la progettazione della intranet possa essere utilizzata in un ambiente Extranet. Con SharePoin è possibile configurare aree per un ambiente Extranet per interagire con i propri partner/fornitori/clienti con accesso riservato per contribuire al contenuto dell’extranet
Inoltre in fase di progettazione è necessario considerare l’interfaccia grafica di base: Microsoft Sharepoint supporta due UI (User Interfaces), la “Classic” e la “Modern” Experience.
- La “Classic” Experience è la prima interfaccia utente di SharePoint, con possibilità di personalizzazione piuttosto spinta a patto di affidarsi ai degli sviluppatori.
- La “Modern” Experience, invece, ha una UI più accattivante ma con personalizzazioni grafiche limitate. E’ pensata particolarmente per i dispositivi mobili.
Sogesi ti supporta nell’analisi, nella progettazione e sviluppo della tua intranet aziendale.
Il progetto sarà realizzato seguendo l’immagine coordinata aziendale inserendo nell’interfaccia di SharePoint gli elementi grafici che contraddistinguono l’azienda committente.
SharePoint è parte integrante di Microsoft 365 ed è una risorsa che apporta veri vantaggi nella comunicazione aziendale.
